Kurzfristige Mietkautionen: Ein vollständiger Leitfaden

Ferienwohnungen sind anfällig für Regelverstöße und Unfälle, die Ihre Gewinnmargen und die Beziehungen zu Hausbesitzern gefährden und sogar Ihr Geschäft gefährden können. Kurzfristige Mietkautionen tragen dazu bei, diese Risiken zu mindern. Sie müssen jedoch wissen, welchen Betrag Sie festlegen müssen, wie Sie den Zahlungsvorgang verwalten und wie Sie mit den Gästen kommunizieren.

Jegliche Fehler in Ihren Prozessen oder Berechnungen können zu einem Rückgang der Belegungsraten und zu schlechten Bewertungen führen.

Dieser Artikel befasst sich mit genau diesen Bedenken. Du wirst lernen:

• Was ist und was nicht durch Sicherheitsleistungen abgedeckt
• Wie die drei großen Buchungsplattformen sie verwalten
• Die Vor- und Nachteile der Einführung von Sicherheitseinlagen
• So legen Sie den richtigen Kautionsbetrag fest
• Verschiedene Methoden, um sie für Direktbuchungen zu erfassen
• Welche Software können Sie verwenden, um den Prozess für Sie zu verwalten?
• Welche Tools sollten Sie verwenden, um das Risiko von Sachschäden zu reduzieren

STR-Sicherheitskautionen: Was sind sie und was ist abgedeckt?

Kautionen für Ferienwohnungen dienen als finanzielle Garantie für Schäden, die von Gästen während ihres Aufenthalts verursacht werden. Sofern keine Probleme auftreten, erstatten Sie diese Vorauszahlung* normalerweise kurz nach dem Check-out zurück, sobald die Unterkunft besichtigt oder der Umsatz abgeschlossen wurde.

Bei Schäden können Sie jedoch einen Teil oder die gesamte Kaution einbehalten, um die Reparatur- oder Ersatzkosten zu decken. Nicht alle Arten von Schäden werden jedoch durch Kautionen gedeckt.

Zum Beispiel kommt es von Zeit zu Zeit unvermeidlich zu kleineren Brüchen (wie zerbrochenem Geschirr oder Glas), und allgemeine Abnutzungserscheinungen sind unvermeidlich (denken Sie an Abnutzungsspuren, kleine Flecken und Kratzer). Daher werden diese Kosten normalerweise in Ihren Übernachtungspreisen und/oder Ihrer Versicherungspolice berücksichtigt.

Auf der anderen Seite könnten schwerwiegendere Schäden, wie beschädigte Möbel, ein kaputter Wandspiegel oder ein kaputtes Elektrogerät, Grund genug sein, um die Kaution einzubehalten.

Zu wissen, wann eine Kaution einzubehalten ist oder wann nicht, kann eine schwierige Entscheidung sein — wurde der Unfall durch Unachtsamkeit verursacht oder war es die Art von Vorfall, der jedem passieren konnte? Ist der entstandene Schaden schwerwiegend genug, um einen Gast möglicherweise zu verärgern?

Dies kann ein guter Balanceakt sein, wenn Sie versuchen, die Gewinnmargen Ihres Unternehmens zu schützen und gleichzeitig ein positives Gasterlebnis zu bieten. Im Folgenden schauen wir uns an, wie die wichtigsten Buchungsplattformen den Kautionsprozess verwalten.

*Beachten Sie, dass in der Praxis für einige Kautionen — z. B. solche, die eine Kreditkartenvorautorisierung verwenden — keine Vorauszahlung erforderlich ist und es sich daher technisch gesehen nicht um Einzahlungen handelt.

Wie große Online-Reisebüros (OTAs) mit Kautionen umgehen

Je nachdem, über wen Ihre Buchung erfolgt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Einzahlungen, Rückerstattungen und Forderungen zu verwalten. Im Folgenden findest du die wichtigsten Informationen, die du für die drei größten Buchungsplattformen wissen musst: Airbnb, Booking.com und Vrbo.

Airbnb-Sicherheitskautionen erklärt

Airbnb selbst verwaltet keine Kautionen. Wenn ein Aufenthalt zu Schäden an der Unterkunft oder deren Inhalt führt, kannst du innerhalb von 14 Tagen nach dem Check-out eine Rückerstattung beantragen Das Lösungszentrum von Airbnb.

In diesem Szenario müssen Sie möglicherweise einige Belege für Ihren Anspruch vorlegen, z. B. Fotos des Schadens mit einem historischen Protokoll über Rauchen, übermäßigen Lärm und Belegung. Dies können Sie mit Minut tun.

Aber du Dose überweisen Sie Ihre Airbnb-Buchungen mit einer speziellen API-verbundenen Software wie Autohost und Superhog mit einer Kaution.

Die Kautionen von Booking.com erklärt

Im Gegensatz zu Airbnb können Sie bei Booking.com Kautionen direkt bei Gästen zu Ihren eigenen Bedingungen verwalten.

Wie die Plattform selbst erklärt: „Du definierst, wie und wann du diesen Betrag einziehst und verwaltest das Geld selbst. Sie müssen den Betrag gemäß den Einstellungen, die Sie zum Zeitpunkt der Buchung festgelegt haben, einziehen und zurückgeben.“

Alternativ können Sie verwenden Das Schadensprogramm von Booking.com, was es der Plattform ermöglicht, die Schadenszahlung zu erleichtern und die Kommunikation mit den Gästen kostenlos zu verwalten.

Vrbo-Sicherheitskautionen erklärt

Ähnlich dem Schadensprogramm von Booking.com Vrbo verwaltet Sicherheitseinlagen für Sie basierend auf Ihren individuellen Einstellungen:

„Sie können eine Schadenskaution festlegen, für die Ihr Gast verantwortlich ist, wenn er Schäden an Ihrem Eigentum verursacht. Du hast bis zu 14 Tage Zeit, nachdem ein Gast ausgecheckt hat, um einen Anspruch geltend zu machen. Wir belasten die Kreditkarte des Reisenden, die für die Buchung verwendet wurde, in deinem Namen mit diesem Betrag.“

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Vor- und Nachteile von Kautionen für kurzfristige Anmietungen

Schadenskautionen können erhebliche Auswirkungen auf Ihren Betrieb und Ihre Gastbeziehungen haben. Bevor Sie also einen Prozess zur Verwaltung dieser Schäden implementieren (wir beschreiben die verschiedenen Methoden unten), sollten Sie sich über deren Vor- und Nachteile im Klaren sein.

Warum sollten Sie Gäste um eine Kaution bitten?

• Schutz
  Sicherheitseinlagen bieten eine finanzielle Absicherung für Ihr Unternehmen und ersparen Ihnen, andere Bereiche Ihres Geschäftsgeldes in Anspruch nehmen zu müssen.

• Vertrauen des Besitzers
  Der Nachweis, dass Sie über ein etabliertes Verfahren für Kautionen verfügen, signalisiert Ihre Professionalität und kann das Vertrauen in Ihre Dienstleistungen stärken.

• Abschreckung für schlechte Gäste
  Zu wissen, dass sie Geld auf dem Spiel haben, kann das zu einem besseren Verhalten der Gäste führen.

• Bietet Anreize zur Einhaltung der Hausregeln
  Es ist wahrscheinlicher, dass Gäste die Hausregeln befolgen, zum Beispiel deine Einschränkungen für zusätzliche Gäste oder Anweisungen zur Nutzung bestimmter Annehmlichkeiten.

• Konkurrenzfähige Tarife
  Da es sich um eine erstattungsfähige Gebühr handelt, die Ihre Kosten senken kann, können Kautionen Ihnen indirekt dabei helfen, niedrige Übernachtungspreise aufrechtzuerhalten.

Warum Kautionen vermeiden

• Reibungslose Buchung
  Wenn Sie eine Kaution verlangen, wird der Buchungsprozess um einen zusätzlichen Schritt erweitert, der einige Ihrer idealen Gäste abschrecken könnte. Dies kann sich auf Ihre Belegungsraten auswirken, da sich Reisende für ein einfacheres Buchungserlebnis an einem anderen Ort entscheiden.

• Mögliche Konflikte
  Das Zurückhalten von Kautionen kann zu Streitigkeiten darüber führen, was als Schaden und normale Abnutzung anzusehen ist, was möglicherweise zu schlechten Bewertungen führen kann, die Ihrer Marke schaden.

• Verwaltungsaufwand
  Ohne einen automatisierten Prozess erhöht die Nachverfolgung von Zahlungen, das Halten von Geldern, die Inspektion von Immobilien und die Bearbeitung von Rücksendungen oder Ansprüchen Ihren Arbeitsaufwand.

• Beschränkungen der Kaution
  Nach Zahlung der Kaution könnten einige Gäste denken, dass sie nicht mehr die Unterkunft respektieren müssen, was das Risiko kostspieliger Schäden erhöht, die den Kautionsbetrag übersteigen.

• Alternative Schutzmöglichkeiten
  Es gibt andere Möglichkeiten, Ihr Eigentum zu schützen, ohne dass eine Kaution erforderlich ist. Dazu gehören spezielle Tools für datenschutzsicheres STR-Monitoring wie Minut und eine STR-Versicherung wie Safely, die Schäden abdecken kann, ohne dass Sie Gästen etwas in Rechnung stellen müssen.

So legen Sie die richtige STR-Kaution fest

Bei der Festlegung der richtigen Kaution müssen Sie den optimalen Ort finden, der Ihr Eigentum schützt, ohne potenzielle Gäste abzuschrecken. Hier betrachten wir die beiden wichtigsten Gesichtspunkte: Die Art Ihrer Immobilie in Bezug auf den lokalen Markt und die verschiedenen Preisfestsetzungsmethoden.

Verstehen Sie Ihre Immobilien

Die Größe, der Wert und die Ausstattung Ihrer Immobilien spielen eine große Rolle bei der Festlegung der Höhe der Kaution — ein gemütliches kleines Haus benötigt keine so hohe Kaution wie eine weitläufige Luxusvilla mit sieben Schlafzimmern.

Der Standort ist jedoch ebenso ein Faktor wie Ihr lokaler Markt. Wenn Ihre Anzahlung viel höher ist als bei anderen ähnlichen Mietobjekten, mit denen Sie konkurrieren, könnten Sie einige Buchungen verpassen.

Also, wenn du deine Einzahlung festlegst, suche nach ähnlichen STRs in deiner Nachbarschaft und sieh dir an, was die typische Spanne ist. Ihre Kaution sollte innerhalb dieses Bereichs liegen.

Festverzinsliche Einlagen

Wenn Sie sich für eine Festzahlung entscheiden, legen Sie einen Standardbetrag fest, unabhängig davon, wie lange der Gast bleibt oder wie viel er pro Nacht zahlt. Vor allem, wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten oder Aufenthalte mit nur einer Übernachtung akzeptieren, kann ein gleichbleibender Einzahlungsbetrag die Abwicklung des Vorgangs vereinfachen.

Für viele Anmietungen ist eine Kaution zwischen 250 und 500 US-Dollar typisch. Wie bereits erwähnt, hängt dies jedoch vom lokalen Markt und der Art der Immobilie ab.

Beispielsweise ist für Kurzzeitvermietungen mit fünf Schlafzimmern in Outer Banks, North Carolina, häufig eine Kaution zwischen 1000 und 2.000 USD erforderlich. Andere verlangen überhaupt keine Kaution, verhängen aber automatisch eine Geldstrafe gegen Gäste, die sich nicht an die Hausregeln bezüglich Rauchen, Putzen und Müllentsorgung halten.

Prozentuale Einlagen

Wenn Sie sich für eine prozentuale Anzahlung entscheiden, binden Sie den Einzahlungsbetrag an die gesamten Reservierungskosten. Dies liegt normalerweise irgendwo zwischen 10% und 25%.

Wenn Sie beispielsweise ein Strandhaus für 6.000 USD pro Woche mieten und die Kaution 15% der Reservierungskosten beträgt, beläuft sich die Kaution auf 900 USD. Diese Methode passt sich dem Preis an, wodurch sie in einigen Fällen fairer ist, aber für mittelfristige Aufenthalte von mehreren Wochen oder Monaten weniger geeignet ist.

So erfassen Sie Kautionen für Direktbuchungen

Wenn Sie Direktbuchungen für Ihre Ferienwohnungen verwalten, ist eine effiziente und sichere Erfassung von Kautionen unerlässlich. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Überlegungen, praktische Ansätze, die Sie für Ihre eigenen Geschäftsprozesse verfolgen können, sowie deren Vor- und Nachteile.

Legen Sie klare Richtlinien fest

Beginnen Sie damit, Ihre Kautionsrichtlinien explizit und klar darzulegen. Füge alle Details in deinem Mietvertrag, deiner Hausordnung oder der Beschreibung deines Inserats ein. Geben Sie an, wie viel, wann es fällig ist und unter welchen Bedingungen es ganz oder teilweise zurückerstattet wird. Transparenz schafft Vertrauen und minimiert die Wahrscheinlichkeit eines Rechtsstreits im weiteren Verlauf.

Persönliche Abholung

Gäste persönlich zu treffen, um die Kaution abzuholen, kann eine einfache Methode sein, insbesondere bei kleineren Unterkünften oder wenn Sie in der Nähe wohnen. Dieser Ansatz ermöglicht eine persönliche Note und die Möglichkeit, gemeinsam durch das Anwesen zu gehen. Sie können vor Ort Bargeld oder Schecks akzeptieren oder einen mobilen Zahlungsservice nutzen. Denken Sie nur daran, aus Gründen der Transparenz eine Quittung vorzulegen.

Das persönliche Einsammeln von Einlagen hat jedoch einige Nachteile:

• Es ist nicht für ein großes, wachsendes Portfolio skalierbar
• Aufgrund der Limits und Gebühren an Geldautomaten kann es für einige Gäste schwierig sein, an diesen Bargeldbetrag zu kommen
• Der Gast ist möglicherweise nicht vertraut oder vertraut damit, einen Scheck zu verwenden oder mobile Zahlungen zu tätigen

Automatisierte Banküberweisungen

Automatisierte Banküberweisungen ersparen Ihnen und dem Gast die lästige persönliche Abholung. Geben Sie den Gästen an, wohin sie die Anzahlung überweisen sollen — Services wie Zelle oder Wise für ausländische Besucher sind eine gute Option — und schließen Sie den Online-Check-in-Vorgang ab, sobald eine Zahlung abgeschlossen ist.

Das einzige Problem ist, dass die Verwaltung von Banküberweisungen den Buchungs- oder Check-in-Prozess sowohl für Sie als auch für Ihren Gast um einen zusätzlichen Schritt erweitert.

Effizientes Messaging ist erforderlich, das Sie mithilfe von STR-Messaging-Lösungen wie Vorlagen erstellen, planen und automatisieren können Minuts Gastzugang.

Vorautorisierung der Kreditkarte

Bei der Vorautorisierung Ihrer Kreditkarte wird ein bestimmter Betrag auf der Kreditkarte des Gastes einbehalten, der nicht belastet wird, es sei denn, es besteht ein Schadensersatzanspruch.

Dies ist ein hochautomatisierter Prozess für beide Parteien und stellt sicher, dass bei Bedarf Geld verfügbar ist: Nach Ablauf der Haltefrist wird der vorautorisierte Betrag wieder dem verfügbaren Guthaben des Karteninhabers gutgeschrieben.

Arbeiten Sie mit Ihrem Zahlungsabwickler zusammen, um dies einzurichten, und informieren Sie die Gäste über den Vorgang und die Dauer der Wartezeit. Denke aber daran, dass die meisten Reservierungen ein Limit von bis zu 14 Tagen haben und dies normalerweise keine geeignete Lösung für längere Aufenthalte ist.

Gebühr und Rückerstattung

Bei der Zahlungs- und Rückerstattungsmethode wird die Kreditkarte des Gastes zum Zeitpunkt der Buchung mit der Kaution belastet und diese nach dem Aufenthalt und einer Inspektion der Unterkunft zurückerstattet.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Anzahlung im Voraus eingezogen wird, Sie müssen sie jedoch umgehend zurückerstatten, um das Vertrauen und die Zufriedenheit zu wahren. Machen Sie sich klar, unter welchen Bedingungen der volle Betrag zurückerstattet wird, und legen Sie den Zeitrahmen für die Rückerstattung fest, der die Überprüfung ermöglichen muss.

Automatisierte STR-Software von Drittanbietern

Es gibt verschiedene Tools und Plattformen, mit denen Sie die Buchungs- und Check-in-Verwaltung mit speziellen Funktionen für die Bearbeitung von Kautionen optimieren können. Diese Softwarelösungen stellen eine Verbindung zu Ihren Buchungsplattformen und/oder Ihrem Immobilienverwaltungssystem (PMS) her, um ansonsten potenziell komplexe Prozesse zu automatisieren. Hier ist ein kurzer Überblick über einige von ihnen:

• Tools für das Screening von Gästen wie Autohost und Superhog verwenden Methoden zur Vorautorisierung von Kreditkarten sowie zum Aufladen und Erstatten von Einzahlungen, um das Einzahlungsmanagement zu optimieren. Sie müssen jedoch überprüfen, ob Gebühren anfallen.
• Software für das Gasterlebnis wie Enso Connect bietet automatisierte Buchungs- und Check-in-Prozesse, die es Gästen ermöglichen, unabhängiger zu sein. Dazu können auch Kautionen und unterschriebene Vereinbarungen gehören.
• Spezialisierte Online-Kautionssoftware wie Swikly verwendet eine Kreditkartenvorautorisierung und automatische Gastnachrichten, um Ihre Einzahlungen schnell und einfach zu organisieren.

Zusätzlicher Schutz durch Fernüberwachung und Automatisierung

Sicherheitseinlagen bieten Ihrem Unternehmen einen gewissen finanziellen Schutz, sind jedoch keine vollständige Lösung, und Ihre Immobilien und deren Inhalte sind immer noch anfällig für riskantes Verhalten.

Der Schaden, der durch eine widerspenstige Party, Rauchen oder lokale Verordnungen zur Belegungsbegrenzung von STR und die Nichtbeachtung des Geräuschpegels verursacht wird, kann die Höhe Ihrer Kaution bei weitem übersteigen und sogar den Widerruf Ihrer Betriebserlaubnis riskieren.

Mit einem eigenständigen Sensor zum Schutz von Ferienwohnungen können Sie diese Risiken mindern. So funktioniert das mit Minut:

• Lärmüberwachung: Stellen Sie benutzerdefinierte Geräuschgrenzwerte für Tag und Nacht ein. Wenn diese Schwellenwerte überschritten werden, erhalten Sie eine automatische Warnung, und Minut versendet automatisch eine Nachricht an Ihren Gast. Alternativ kannst du dich dafür entscheiden, dem Gast selbst eine Nachricht zu senden.
• Überwachung der Belegung: Legen Sie wie bei der Lärmüberwachungslösung von Minut Ihre Schwellenwerte für jede Immobilie fest. Wenn diese Schwellenwerte überschritten werden, automatisiert Minut eine Nachricht an Ihre Gäste und hält Sie mit automatischen Warnmeldungen auf dem Laufenden.
• Erkennung von Zigarettenrauch: Minut verwendet KI-Technologie, um Zigarettenrauch von anderen Raucharten (wie verbranntem Essen) zu unterscheiden. Wenn der Sensor ein Problem feststellt, wirst du sofort benachrichtigt und der Gast erhält eine automatische Nachricht.
• Rufen Sie Assist an und Wachassistent: Als Alternative zu unserem automatisierten Nachrichtendienst verfügt Minut über Mitarbeiter, die in Konfliktlösung geschult sind, um mit Ihren Gästen zu sprechen und sie persönlich zu besuchen.

Mit der Komplettlösung von Minut für den Schutz von Ferienimmobilien erhalten Sie einen Überblick über Ihr gesamtes Portfolio, automatisierte Prozesse zur Verwaltung der Gästekommunikation und eine Aufzeichnung der Ereignisse, wenn ein Vorfall eintritt.

Kurzfristige Mietkautionen und Hausschutz

Wenn Sie sich dafür entscheiden, im Rahmen Ihres Buchungs- und Check-in-Vorgangs eine Kaution zu hinterlegen, benötigen Sie eine effiziente Methode zur Verwaltung von Abholung, Rückgabe und Gastnachrichten.

Ohne eine optimierte Methode zur Verwaltung von Einzahlungen könnten Sie einige Gäste davon abhalten, bei Ihnen zu buchen, Ihren Verwaltungsaufwand erhöhen und Schwierigkeiten haben, Ihren Betrieb zu skalieren. Aber mit Methoden wie der Vorautorisierung von Kreditkarten, Zahlungen mit Abbuchung und Rückerstattung und automatisierter Gastnachricht können Sie einen effizienten Prozess einrichten, der Ihren manuellen Arbeitsaufwand nicht erhöht.

Es ist jedoch wichtig, dass Sie klar und transparent darlegen, welchen Prozess Sie implementieren, sowie Ihre Richtlinien, wann eine Einzahlung teilweise oder vollständig einbehalten werden soll.

Um Ihr Unternehmen weiter zu schützen, sollten Sie eine Komplettlösung zur Lärmüberwachung wie Minut in Betracht ziehen, die Benachrichtigungen und Gastnachrichten automatisiert. Wenn das an Ort und Stelle ist:

• Sie werden es wissen, sobald ein Problem auftritt,
• Ihre Gäste werden kontaktiert, auch wenn Sie nicht verfügbar sind.
• Und Sie werden konkrete Beweise haben, die Ihre Behauptungen stützen.